职场中更需要"做好",而不是"做完" | WMA 富道学院

职场中更需要“做好”,而不是“做完”

这样的情形你是否经常碰到: 身为员工,接到任务,你加班加点完成后交上去,领导却说你做出来的根本不是他想要的东西。你是不是很委屈? 身为leader,你觉得自己明明把要求说得很清楚,也相信这完全在下属的能力范围内,可下属交上来的却和你想要的差了十万八千里,你是不是很生气? 那么,在交待任务和完成任务的过程中,到底是哪里出了问题呢?

1. 澄清问题是关键

群里一小伙伴问大家:哪位大神擅长写种草文案?于是大家七嘴八舌开始推荐,有推荐群内小伙伴的,有推荐某母婴网站的,还有推荐文案类相关书籍的。看到她提到面试时,领导知道她没有行业经验,当场给她出题的信息,我问她:你问谁擅长写种草文案的目的是什么?是想向大神取经,还是单位有项目,需要找作者写文案?结果我猜得全不对,她说准备跳槽做文案编辑,想了解这个行业的就业情况和待遇水平。 可是她的提问与最后想要的结果却毫无关系,即使大家再热心,给出的答案恐怕都和她想要的离着十万八千里。而这种现象在职场中却经常出现。 比如领导让员工准备一份资料,就一句简单的话:你帮我准备一下某某相关的资料;有的员工一接到指令,立马根据自己的理解开始行动,最后吭哧吭哧忙完交上去,却根本不是领导想要的东西。领导很生气,员工也很委屈。 这个问题是谁的原因呢?传递信息的和接受信息的都有问题。职场中要把事情做好,一个很重要的方面就是首先得澄清问题,这对于你要求别人做事或完成别人交待的任务都至关重要。 我们从要求别人做事和完成别人交待的任务两个角度来分析。

2. 要求别人做事时,这些知识陷阱你中招了吗?

要求别人做事时,做为信息传递者,我们经常会陷入几个常见的知识陷阱。 一个是我们经常以为自己知道的别人也知道,所以在和别人交流、沟通时,就会缺少很多背景的介绍,这是导致沟通效率低下、信息理解产生偏差的常见原因之一。 一个在开古诗讲解课程的朋友分享说,自己经常被宝妈们群嘲的一句话是:这个你们都知道吧。但事实上别人并不一定知道。那最好的处理办法是什么呢?就是沟通时把别人当作一张白纸,就当作他什么都不知道,把必要的前提和背景一一交待给他,这样别人就更容易理解你要传达的信息。 朋友魔云兽对这一点深有感触,他说在给团队开会时,都会多讲讲基本的,多啰嗦几遍,虽然看起来多花了时间,但保证了大家接触到的信息都是一致的,不会因为信息不全理解产生偏差。他也建议大家在传递信息时最好不要带上“这个你不知道啊”,一般人都好面子,人多的时候,“你不知道啊”这句话也是有杀伤力。 作为信息传递者容易陷入的第二个陷阱是传递信息的视角问题。 我们习惯于从自己的视角去传递信息,而比较少从信息接受者的角度去考虑,怎样才能让别人更好地理解和接收。 而现实中,每个人的专业背景、工作阅历都不一样,对工作质量的要求认知也不一样,你无法保证别人和你认知层面完全一样,很有可能别人的理解和你的要求会有很大的偏差。 前两周我就犯了这样的毛病,搞得自己项目时间很紧张。 前阵子,准备一项目的投标文件,需要同事协助提供资料,协助的人都是各部门的总监,也有十年以上的行业经验。我认为以大家的行业经验,对于招标投标应该都很熟悉,就没有给大家详细说明,只是把项目任务清单和各种参考范例打包发给大家,在QQ群里简单交待了谁负责哪项工作,要准备哪些文件,什么时候给我。 结果,三天后提交上来的文件让我大跌眼镜。项目清单中明明写了要给我五个文件,文件名称都有列出,结果最后给我的就一个文件,说其他文件要求的内容都散落在里面;在我看来几乎等于常识的点对点应答连格式都不对。 又花时间重新一一沟通、讲解,并提供参考样例,三天后重新提交的内容总算达到了我的及格线标准。后来和其中一位同事聊,她说以前没有接触过投标的事,光看那份几十页的招标文件就让她头大,更别说去理解招标文件中她所涉及的内容要求了。 所以在传递信息的过程中,站在接受信息者的视角去考虑尤为重要,你需要根据他们已有的知识架构,用他们理解的方法去说明,而不是站在你的视角直接把内容扔给他们。对于最后你想达到的目的,别人需要给你提交的东西、产出物的标准也要表述清楚,这样双方的理解才不会产生偏差。 信息传递形式也很重要,当面沟通最高效,也是最不容易产生误会的,你在沟通过程中会自动优先传递重要信息,而书面的最低效,因为别人不知道哪些是你关注的重点。所以,能够当面说的一定当面沟通,不能当面沟通的,也最好是电话交流,把你要传递的信息用语言表述一遍;文字沟通适合做备案和确认。 把这些点都注意到后,那就是设定deadline的时间,这个时间一定要把意外风险的处置时间预留出来。就比如我设定投标项目进度表时,给自己整合投标文件预留了3个工作日(还不包括中间的周末两天)。正常情况下,做这项工作我可能只需要2个工作日,多预留1个工作日及没有算进去的周末2天,就给自己预留了3天时间处理可能发生的意外,最后还真用上了,也使得项目在预定时间内完成。 咱们小结一下,当我们需要别人帮忙做事时,沟通的正确姿势是什么样的呢? 1.把别人看作一张白纸,假设他们对于信息一无所知,把必要的前提和背景信息都告诉对方,为别人理解你的意图提供充分的信息。 2.站在别人的视角传递信息,用别人能够理解的语言和形式把信息传递给别人。能够当面沟通的优选当面沟通,不能当面沟通的也要电话交流,避免单向交流信息传递和接收的偏差,文字只是用作备案和确认。 3.说清楚自己的目的,把自己想要什么样的产出物、产出物需要达到什么样的标准都明确,最好是能够提供作为参照物的具体范例。如果涉及的要求比较多,最好是一一拆解,这样别人就能根据你的需求给出具体而有针对性的结果。 4.设定deadline,并在设定时预留处置意外的时间,这样将发生意外时解决问题的主动权掌握在自己的手里。

3. 澄清需求,完成比完美更重要

而在完成别人交待的工作时,我们又经常会陷入哪些误区呢? 我们容易陷入的第一个误区是自以为是。 也就是不去和提出需求的人澄清需求细节,而是完全按照自己的理解去行事,最后做出来的东西可能和别人的需求根本就是南辕北辙。这样,不仅耗费了精力,耽搁了进程,还很有可能给别人留下不好的印象。 容易陷入的第二个误区是追求完美,最后导致不光完美达不到,有时甚至连完成都有问题。 什么意思呢?就是问清了需求开始动手做时,不是先理出大框架,让提出需求的人确认大方向是否正确,而是纠结于每个细节都做到完美,最后deadline时才提交,即使发现大方向有误也没有时间去纠正。这样的情况不仅仅是影响个人的口碑,更有可能影响整个项目的进程和结果。 那么我们接到任务时,应该怎么做呢? 首先要做的事是澄清问题。弄明白别人想达到的目的是什么,具体的产出成果有什么要求,要达到什么样的标准,需要在什么时间完成。 就比如领导让你准备一份资料,正确的姿势是什么样的呢?问清楚领导这份资料是用于什么场合,想要达成什么目的,是要做成PPT还是WORD,大概要多少篇幅,有什么特别的要求,什么时候要……把关键细节一一和领导确认。 第二步就是快速理出大框架,让对方确认,确保大方向是否符合对方要求;如果和对方想要的有偏差,也可以及时得到对方的反馈,为调整争取到足够的时间。 就象我们和领导确认所需要关键细节的需求后,就需要根据领导的要求尽快整理出资料的写作大纲,给领导确认,看看大方向对不对,是否需要大的调整。这时候如果发现和领导的需求有很多的出入,也有充裕的时间去修改调整,而不至于陷入被动的境地。 如果大方向没问题,我们就可以进一步细化、优化,这样最后出来的结果大概率和领导想要的会非常接近。在这一阶段,我们也要采取小步快跑、快速迭代的策略,不断地与提出需求的人最终想要的结果逼近。 其实,不管是要求别人做事还是完成别人交付的事,沟通中需要把握的原则都是一致的: 一是要澄清问题,保证信息传递者和信息接收者对于目标的理解一致,没有偏差; 二是要尽快确认大框架,保证努力大方向没有问题; 三是任何事情都设定时限,并且在设定时限时预留出风险处置的时间,保证即使前期出问题,都有时间来纠错。 如此,不论是你在其中扮演什么角色,都能够游刃有余。这一招你学会了吗?   本文来源:红尘笑笑生(ID:hcxxs8)
Top